Dans un contexte où les entreprises digitalisent leurs activités, les technologies et leurs usages évoluent rapidement (mobilité, instantanéité, collaboratif à distance, …), ouvrant de nouvelles possibilités aux entreprises et de nouvelles attentes des utilisateurs (SaaS Software As A Service). L’ensemble des activités de toute entreprise repose sur son Système d’Information (SI), et notamment sa colonne vertébrale, le progiciel de gestion intégré (ou ERP), un facteur clé de sa performance.
Comprenons ensemble le marché des ERP comme exemple.
- 14% des entreprises sont passés d’un système hérité à un ERP entre 2019-2020. (Hubspot – Panorama Consulting group 2020)
- Plus de 80% des ERP sont en SAAS (sur le cloud). (Hubspot – Panorama Consulting group 2020)
- Seulement 27% des employés utilisent le système ERP implanté. (Softwarepath)
- Le budget moyen par utilisateur pour un pour implanter un ERP est de 8 265 dollars où d’environ 6 926 euros. (Softwarepath)
- 64% des budgets alloués à l’implementation d’un ERP seront dépassés (Mentorsunlocked)
- En moyenne les entreprises prennent 17 semaines à choisir leur ERP (Softwarepath)
- Il y a plus de 400 logiciel ERP sur la plateforme de comparaison G2.
- 88% entreprises considèrent que l’implémentation de leur ERP a été un succès.
- La raison principale derrière l’adoption d’un ERP est l’augmentation de l’efficacité (Softwarepath)
Et nombreuses sont les organisations à se questionner sur la pertinence de leur SI industriel et logistique (la Supply Chain) actuel avec l’organisation de leurs flux de plus en plus agile.
ℹ Pourquoi déléguer le pilotage du projet à un AMOA ?
Prenons le cas d’une PME qui veut déployer un nouveau logiciel au sein de ces entités : Elle doit rechercher un équilibre entre ses process actuels, les évolutions métiers et technologiques et son budget (ou contraintes financières). Le prestataire logiciel (éditeur/intégrateur) doit connaître les besoins techniques et fonctionnels du client ; du côté client, vous avez besoin de connaître les étapes du projet, de comprendre qui va intervenir, à quoi servira exactement votre enveloppe budgétaire, …
Quelle solution pour concilier au mieux ces impératifs ?
Se faire assister par une personne neutre, dotée d’une expertise métier et d’une bonne connaissance du marché des logiciels (ERP, CRM, WMS..) , et capable de faire le lien entre votre entreprise et le prestataire logiciel.
Pour exemple, voici 4 bonnes raisons de déléguer votre analyse d’un projet ERP à un Assistant à Maîtrise d’OuvrAge (AMOA) professionnel.
1/ Une analyse approfondie et objective des process de l’entreprise
En vue du choix et du déploiement d’un ERP, le consultant AMOA doit s’immerger dans votre quotidien et recueillir vos données métiers. Il fait le tour des services, collecte des informations (il découvre les difficultés d’utilisations des outils propres à chaque métier), analyse les besoins réels des équipes et les souhaits d’évolutions.
Cette phase d’analyse des process est indispensable : chercher à comprendre le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble pour bien rédiger le cahier des charges, fruit de son expertise croisée entre métier et SI. L’AMOA réalise un état des lieux précis et objectif de la situation.
2/ Une préparation pour la conduite du changement
L’AMOA va aussi assurer préparer à prendre de nouvelles habitudes pour les utilisateurs : il faut 21 jours pour prendre une nouvelle habitude, geste ou action réalisée de façon quotidienne, et des mois pour en perdre une qui est utilisée depuis des années. Il prend la température avec son thermomètre du changement (niveau de maturité).
Expliquer, traduire des informations en langage métier, prendre en compte des foyers de résistance : l’AMOA vient expliquer que les choses vont évoluer.
« Mettre en place un nouveau système permettant d’alimenter les directions générale et financière en données de pilotage pour extraire les indicateurs à tout moment, et à leur convenance. »
L’AMOA est présente pour gérer les étapes délicates, communiquer en bonne et due forme, expliquer que la valeur ajoutée du logiciel retenu, et l’usage des interlocuteurs métiers va évoluer dans le bon sens, en valorisant chaque collaborateur.
Souvent les explications seront mieux perçues venant de l’AMOA, une personne neutre, plutôt que de la direction.
3/ Une aide à l’évolution des pratiques
L’uniformisation des pratiques a parfois du bon.
Impliquant l’adoption d’une base de données (produit, Tiers, clients …) unique, le déploiement de l’ERP va permettre à chacun de continuer à se focaliser sur ses tâches tout en évitant la dispersion des informations, qui seront centralisées dans l’outil et transmises automatiquement d’un service à l’autre. Grâce à cette uniformisation, chacun aura une meilleure visibilité sur l’avenir immédiat. Plus besoin de réunions interminables pour estimer la charge de production à venir …
Or, pour être rendue possible, l’uniformisation des pratiques nécessite une phase de dialogue. Les différents interlocuteurs doivent se parler : la position d’arbitre qui est celle de l’AMOA est précieuse pour faire le lien entre les services.
4/ Un expert pour vous accompagner lors du déploiement du logiciel ERP
Chaque métier, service et collaborateur va trouver son intérêt dans le déploiement du nouvel ERP. Mais encore faut-il que la direction comprenne et accepte d’investir dans la solution et… de déléguer.
C’est là que le rôle d’accompagnement de l’AMOA est aussi important.
Prenez le coût interne de l’ERP : Au-delà de la licence et de la prestation fournie par le prestataire logiciel (éditeur/intégrateur), il y a surtout le coût interne du logiciel. Un ERP n’est pas un appareil électroménager qu’il suffit de brancher et d’allumer. C’est un outil vivant, évolutif, et qui demande du temps aux utilisateurs internes de le prendre en main.
Une fois la solution ERP déployée, l’éditeur/intégrateur en confie souvent la gestion à l’équipe projet ERP interne. Celle-ci va créer les utilisateurs, administrer leurs droits, alimenter le catalogue, ajouter des accès Analytics… Bref, elle va l’adapter aux besoins et process de l’entreprise.
Cette charge interne est lourde et souvent indispensable, et doit se faire en bonne entente avec la direction pour que le produit soit utilisé à 100 % de ses capacités. Car le déploiement de l’ERP implique une restructuration provisoire qu’il faut anticiper : préparer les référents, libérer les équipes de leur métier, faire appel à une aide externe si besoin, etc.
Savoir déléguer c’est pour mieux implémenter votre nouveau logiciel
Faute d’avoir un AMOA en guise de porte-parole, la direction est tentée de s’insinuer partout, d’être sur-présente (toutes les réunions, influence dans les débats, révision des propositions, …). Le piège est qu’elle finit ainsi par établir un cahier des charges ne reflétant pas forcément les besoins des utilisateurs. En somme, pour bien accompagner, l’AMOA doit savoir s’imposer. Il est là pour faire passer un message et pour convaincre.
Vous devez le laisser recueillir les besoins et adapter ses bonnes pratiques à votre situation particulière, de sorte qu’il puisse arriver devant l’éditeur/intégrateur avec un cahier des charges cohérent, rationnel et optimisé pour votre entreprise.
L’AMOA est un véritable chef d’orchestre.
Son unique but : faire en sorte, grâce à une position de neutralité, que l’intégration se déroule dans les meilleures conditions et profite à tous les métiers, quitte à jouer les lanceurs d’alerte à l’occasion s’il identifie des points de blocage éventuels.
Notre offre AMOA chez Marula Conseil
Nous accompagnons les projets de changement de SI (ERP, WMS, CRM, …) , dans la sélection de solutions adaptées à leurs enjeux métiers en tenant compte des contraintes énoncées, des risques (sécurité) et nous vous aidons à définir, mettre en œuvre, piloter vos projets, et conduire les changements induits dans votre organisation et auprès de vos collaborateurs.
- AMOA ou l’assistance à la MOA à chaque étape du projet
- étude d’opportunité,
- analyse de besoin,
- cahier des charges,
- recherche de solutions,
- gestion d’appel d’offre,
- aide au choix et à la contractualisation,
- conception,
- recette,
- assistance au démarrage
- Pilotage de projet
- cadrage du projet, plan d’actions,
- gestion du planning, animation des équipes et chantiers, suivi des charges, coordination des équipes MOA et MOE, suivi de la qualité et du budget (prise en compte de la sécurité, la conformité…)
- aide à l’animation des instances de pilotage projet et reporting
- revue de la méthodologie de pilotage de projet
- hiérarchisation et arbitrage des projets en fonction de la stratégie de l’entreprise
- aide au pilotage de portefeuille de projets
- Accompagnement au changement
- défintion et cadrage du projet de changement
- étude de perception du changement auprès des parties prenantes, analyse d’impacts sur l’organisation et les parties prenantes, et identification des leviers et freins au changement, identification des actions à mettre en œuvre sur les volets organisation, communication/sensibilisation, formation à mettre en œuvre
- définition du plan de changement organisationnel
- définition du plan communication et du plan de formation
- aide au déploiement du changement
Intéressez pour en savoir plus sur notre offre AMOA, contactez-nous par téléphone au 05 56 81 75 24 ou par mail à contact@marula-conseil.fr
Osez la transformation avec Marula Conseil
